Scopul principal al acestui program este de a crea și de a lucra cu baze de date care pot fi legate atât pentru proiecte mici, cât și pentru întreprinderi mari. Cu aceasta, vă va fi convenabil să gestionați date, să editați și să stocați informații.
Aplicația suite Microsoft Office - Access - servește pentru a lucra cu bazele de date.
Crearea unei noi baze de date
Firește, înainte de a începe lucrul, va trebui să creați sau să deschideți o bază de date existentă.
Deschideți programul și accesați meniul principal făcând clic pe comanda "Fișier", apoi selectați elementul "Creați". Creând o nouă bază de date, vi se va prezenta o pagină goală care va conține un tabel sau o bază de date web care vă permite să utilizați instrumentele de program încorporate, de exemplu, pentru publicațiile dvs. de pe Internet.
În plus, pentru a maximiza crearea unei noi baze de date, utilizatorul are posibilitatea de a alege între șabloane pentru a crea o bază de date axată pe o anumită sarcină. Acest lucru, apropo, vă poate ajuta să creați rapid forma necesară a unei mese, fără a seta totul manual.
Completarea bazei de date cu informații
După ce ați creat o bază de date, este necesar să o completați cu informații relevante, structura cărora ar trebui să fie gândită în avans, deoarece funcționalitatea programului vă permite să capturați date în mai multe forme:
- În prezent, structura cea mai convenabilă și cea mai comună de structurare a informațiilor este tabelul. Prin capacitățile și aspectul lor, tabelele din Access nu sunt foarte diferite de cele din Excel, ceea ce, la rândul său, simplifică foarte mult transferul datelor de la un program la altul.
- Cea de-a doua modalitate de a introduce informații este formularele, ele sunt oarecum asemănătoare cu tabelele, însă oferă o afișare mai vizuală a datelor.
- Pentru a calcula și afișa informații din baza de date, sunt furnizate rapoarte care vă permit să analizați și să calculați, de exemplu, venitul sau numărul de contrapărți cu care lucrați. Acestea sunt foarte flexibile și vă permit să efectuați orice calcule, în funcție de datele introduse.
- Primirea și sortarea datelor noi în program se realizează prin solicitări. Cu ajutorul acestora, puteți găsi date specifice între mai multe tabele, precum și puteți crea sau actualiza date.
Toate funcțiile de mai sus sunt localizate în bara de instrumente, în fila "Creați". Acolo puteți alege exact ce element doriți să creați și apoi, în "Constructor" deschis, personalizați-l.
Crearea unei baze de date și importul de informații
După ce ați creat o nouă bază de date, singurul lucru pe care îl veți vedea este o tabelă goală. Puteți să o faceți manual sau să o umpleți prin copierea informațiilor necesare de pe Internet. Rețineți că fiecare informație pe care o contribuiți trebuie plasată într-o coloană separată, iar fiecare intrare trebuie să aibă un rând personal. Apropo, coloanele pot fi redenumite pentru a naviga mai bine conținutul lor.
Dacă toate informațiile de care aveți nevoie sunt într-un alt program sau sursă, programul vă permite să configurați importul de date.
Toate setările de import sunt localizate într-o filă separată din panoul de control, numită "Date externe". Aici, în zona "Import și conexiuni", sunt listate formatele disponibile, inclusiv documentele Excel, Access, text și fișiere XML, pagini Internet, dosare Outlook etc. După selectarea formatului necesar de la care vor fi transferate informațiile, veți avea nevoie de specificați calea spre locația fișierului. Dacă este localizat pe orice server, programul va cere să introduceți adresa serverului. Pe măsură ce importați, veți întâlni diferite setări care sunt proiectate pentru a transfera corect datele în Access. Urmați instrucțiunile din program.
Chei cheie și relații de masă
La crearea unei tabele, programul alocă automat fiecare intrare cu o cheie unică. În mod implicit, are o coloană de nume care se extinde pe măsură ce se adaugă date noi. Această coloană este cheia primară. În plus față de aceste chei de bază, baza de date poate conține, de asemenea, câmpuri legate de informațiile conținute într-un alt tabel.
De exemplu, aveți două tabele care conțin informații corelate. De exemplu, ele sunt numite "Zi" și "Plan". Selectând câmpul "Luni" din primul tabel, îl puteți asocia cu orice câmp din tabelul "Plan" și când plasați cursorul peste unul dintre aceste câmpuri, veți vedea informațiile și celulele conexe.
Astfel de relații vor facilita citirea bazei dvs. de date și, cu siguranță, vor spori confortul și eficiența.
Pentru a crea o relație, mergeți la fila "Lucru cu baze de date" și în zona "Relații" selectați butonul "Schema de date". În fereastra care apare, veți vedea toate bazele de date care sunt procesate. Trebuie menționat faptul că bazele de date trebuie să conțină câmpuri speciale pentru cheile externe. În exemplul nostru, dacă doriți să afișați ziua săptămânii sau un număr în al doilea tabel, lăsați câmpul gol, numind-o Zi. Configurați, de asemenea, formatul câmpurilor, deoarece ar trebui să fie același pentru ambele tabele.
Apoi, după deschiderea a două mese, trageți câmpul pe care doriți să îl conectați într-un câmp special pregătit pentru o cheie străină. Va apărea fereastra "Edit Relationships", în care veți vedea câmpurile selectate separat. Pentru a vă asigura că datele din ambele câmpuri și tabele se schimbă, bifați caseta "Asigurarea integrității datelor".
Crearea și tipurile de solicitări
Cererea este o acțiune în program, datorită căreia utilizatorul poate să editeze sau să introducă informații în baza de date. De fapt, cererile sunt împărțite în două tipuri:
- Cereri elective, datorită cărora programul primește anumite informații și face calcule.
- Cereri de acțiune care adaugă informații la baza de date sau o șterg.
Selectând "Expertul interogare" din fila "Creați", programul va desfășura procesul de creare a unui anumit tip de interogare. Urmați instrucțiunile.
Solicitările vă pot ajuta foarte mult să organizați date și să consultați întotdeauna informații specifice.
De exemplu, puteți crea o cerere de alegeri pentru anumiți parametri. Dacă doriți să vedeți informații despre o anumită dată sau zi a tabelului Zi pentru întreaga perioadă de timp, puteți seta o interogare similară. Selectați "Designer de interogări" și în tabelul de care aveți nevoie. În mod implicit, solicitarea va fi opțională, devine clar dacă vă uitați la bara de instrumente cu butonul "Selecție" evidențiat acolo. Pentru ca programul să caute exact data sau ziua exactă, găsiți linia "Condiție de selecție" și introduceți fraza [ce zi?]. Rețineți că interogarea trebuie plasată în brațele pătrate [] și se termină cu un semn de întrebare sau un colon.
Aceasta este doar una dintre opțiunile pentru utilizarea interogărilor. De fapt, cu ajutorul lor puteți crea, de asemenea, mese noi, selectați date pe criterii etc.
Personalizați și utilizați formularele
Datorită utilizării formularelor, utilizatorul va putea vizualiza cu ușurință informațiile pentru fiecare câmp și va comuta între intrările existente. Având o contribuție pe termen lung, utilizarea formularelor simplifică lucrul cu datele.
Deschideți fila "Creați" și găsiți elementul "Form" făcând clic pe care va apărea un formular standard, pe baza datelor din tabel. Câmpurile afișate cu informații sunt supuse la tot felul de modificări, inclusiv înălțime, lățime etc. Vă rugăm să rețineți că dacă există relații în tabel, le veți vedea și puteți reconfigura în aceeași fereastră. În partea de jos a programului, veți vedea săgeți care vă vor permite să deschideți fiecare coloană a mesei în ordine sau să treceți imediat la primul și ultimul. Acum fiecare dintre ele este o intrare separată, câmpurile din care puteți personaliza făcând clic pe butonul "Adăugați câmpuri". Modificate și introduse în acest mod, informațiile vor fi afișate în tabel și în toate tabelele atașate la acesta. După setarea formularului, trebuie să îl salvați apăsând combinația de taste "Ctrl + S".
Crearea de rapoarte
Scopul principal al rapoartelor este de a oferi utilizatorului un rezumat general al tabelului. Raportați puteți crea orice, în funcție de date.
Programul vă permite să selectați tipul de raport, oferind câteva dintre ele de a alege:
- Raport - se va crea un raport automat utilizând toate informațiile furnizate în tabel, cu toate acestea, datele nu vor fi grupate.
- Un raport gol este un formular gol, datele pentru care puteți alege din câmpurile obligatorii.
- Report Wizard - vă va ajuta să treceți prin procesul de creare a unui raport și să grupați și să formatați datele.
Într-un raport gol, puteți să adăugați, să ștergeți sau să editați câmpuri, să le completați cu informațiile necesare, să creați grupuri speciale care să vă ajute să separați anumite date de restul și multe altele.
Mai sus sunt toate elementele de bază care vă vor ajuta să vă descurcați și să personalizați programul de acces pentru dvs., cu toate acestea, funcționalitatea sa este destul de largă și oferă o mai bună ajustare a funcțiilor discutate aici.